Tre giorni di workshop in Corea… ovunque tu sia! Con un po’ di creatività

Tre giorni di workshop in Corea… ovunque tu sia! Con un po’ di creatività 26 Marzo 2020

Preparazione, Relazione e Ritmo. Ecco come abbiamo gestito un workshop con 40 persone in 4 Paesi a distanza di 8 fusi orari.

 

Tre giorni di workshop in Corea… ovunque tu sia! Con un po’ di creatività

Ciò che stiamo vivendo ci porta a rivedere radicalmente molte attività di collaborazione che, fino a qualche settimana prima, avremmo svolto in maniera diversa. E così la seconda serie di tre giornate di un insieme di workshop “gomito a gomito” per la co-progettazione e il change management, previsti per il lancio della community CoCo nel branch coreano di Swarovski, si sia trasformato in prospettiva ne(x)tworking: cinque sessioni digitali molto più brevi, ma ad alta interazione, che hanno coinvolto circa una quarantina di persone in quattro Paesi (Corea, Giappone, Italia e Svizzera), ognuno a casa propria o in stanze isolate dell’ufficio.

Puntare sulla relazione per superare gli ostacoli

Non parleremo della tecnologia usata (ancora qualcuno dubita della flessibilità e delle potenzialità dei software di comunicazione a distanza di oggi?), ma dell’ostacolo più grande che abbiamo superato: il consolidamento di una relazione empatica che potesse rendere efficace, efficiente e motivante la collaborazione tra i team, a distanza di migliaia di chilometri e con otto fusi orari differenti.

Sì, perché quando si vuole allineare, formare, informare, preparare e motivare un’intera organizzazione a un cambiamento di portata strategica per ogni forma di comunicazione e relazione da/verso e tra i negozi di una rete retail come quella coreana, nulla può essere lasciato al caso. Per questo, l’esperienza dei workshop fisici, già ampiamente sperimentati in altri Paesi in tutto il mondo, è stata riprogettata tenendo come unici punti fissi le finalità degli incontri (i perché), e i contenuti (i cosa), ma ridefinendo totalmente le modalità (i come).

Qualche sfida in più…

Per ottenere cambi comportamentali come quelli attesi, non basta certo la pur ottima tecnologia disponibile a farci superare le difficoltà linguistiche – che in un contesto fisico sono ridotte dal paraverbale – o ad abbattere la fatica di essere pienamente reattivi a fusi orari così diversi (la nostra alba sconfinava nella loro tarda serata di fine ufficio). Inoltre, sappiamo quanto la mediazione digitale possa costituire fonte di stress supplementare per le figure di facilitazione che, in aggiunta alla concentrazione su contenuti, devono ripartire la propria attenzione tra laptop e secondi schermi, connessioni dati non sempre perfette, gestione di contenuti multimediali di ogni natura e peso, condivisioni e regie telematiche. Grazie a una preparazione attenta, i workshop sono stati reputati molto efficaci e, per di più, ritenuti addirittura piacevoli.

Si può fare!

Gli ingredienti che hanno permesso un risultato convincente sono essenzialmente due:

  • Un approccio basato sulla realizzazione della migliore esperienza per tutti i partecipanti – facilitatori e designer inclusi – che non mima l’esperienza del face-to-face, ma va oltre
  • Ricercare e dedicare le giuste energie agli aspetti relazionali e d’interazione emotiva con tutti i partecipanti

Ecco alcuni degli aspetti che, in queste situazioni, ci aiutano a fare la differenza e di cui bisogna tener conto.

  • Webcam accese per cogliere dubbi e recepire feedback in tempo reale, un secondo monitor per il regista/facilitatore, sempre puntato sui volti degli interlocutori.
  • La giusta programmazione con ritmo e dinamicità tra momenti top-down con slide che girano e interazioni tra il ludico e il didattico in cui, con un telefonino in mano, ci si sfida tutti in un quiz coloratissimo.
  • Ma anche, e soprattutto, momenti di chit chat prima e dopo il workshop, nel quale si riallacciano i ponti emotivi stabiliti nei precedenti incontri.
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