Un ambiente di lavoro digitale funziona davvero solo quando mette le persone e le comunità al centro. Perché, come ha spiegato Nicolas Gougé, partner e managing director di Logotel France, al Salone Digital Workplace di Parigi: “Sono i legami a far vivere un digital workplace”.
Di trasformazione digitale si parla ormai da decenni, ma il processo di digitalizzazione delle aziende, della Pubblica amministrazione e in generale della società è tutt’altro che concluso.
Basta leggere alcuni dati contenuti nel Rapporto sullo Stato del Decennio Digitale 2025 dell’Unione europea, che analizza l’avanzamento dei Paesi UE verso gli obiettivi di trasformazione tecnologica stabiliti per il 2030.
Due grandi Paesi fondatori dell’UE, come Italia e Francia, sono entrambi indietro rispetto alla media europea per quanto riguarda l’intensità digitale delle PMI (piccole e medie imprese), cioè un indicatore che misura il grado di adozione di diverse tecnologie digitali da parte delle imprese. L’Italia si attesta al 70,2%, la Francia al 68,5%. In entrambi i casi, una percentuale molto inferiore rispetto all’obiettivo UE per il 2030, fissato al 90%.
In questo contesto, il digital workplace, cioè un ambiente di lavoro digitale, costituisce una delle leve principali per colmare questo divario e accompagnare aziende e organizzazioni a realizzare la piena trasformazione digitale senza lasciare indietro coloro che devono essere al centro di questa trasformazione: le persone.
Per digital workplace – indicato in alcuni contesti come electronic workplace – si intende, letteralmente, un luogo di lavoro digitale. Come spiega bene un articolo sul sito della unconventional business school Ninja.it, il concetto stesso di digital workplace è in evoluzione e si presta a diverse definizioni.
Una definizione che coglie bene la complessità del termine e le sue implicazioni oltre il mero aspetto tecnologico è quella che deriva dal Foundational Framework di Jane McConnell, che indica il digital workplace come “un ecosistema di piattaforme e servizi aziendali che permettono alle persone di lavorare, collaborare, comunicare, sviluppare servizi e prodotti per servire al meglio i clienti, facilitando creatività e innovatività, l’attrazione di talenti e il consolidamento dell’Employer Branding”.
Nel digital workplace efficace si realizza quindi la piena intersezione tra tecnologia (come servizi cloud, tool di collaborazione e intelligenza artificiale), persone e processi aziendali.
Anche se vengono spesso usati come sinonimi, tra digital workplace e digital workspace c’è una differenza sostanziale. Il digital workplace è un concetto strategico e organizzativo che, come scritto prima, indica l’insieme integrato di tecnologie, processi, culture e pratiche che consentono alle persone di lavorare in modo efficace, indipendentemente da dove si trovino. Non è un prodotto o una piattaforma specifica: è un ecosistema che implica anche una visione di come l’organizzazione intende abilitare le persone attraverso il digitale.
Il digital workspace è invece un concetto più tecnico e operativo. Si riferisce all’ambiente digitale personalizzato che ogni singolo lavoratore utilizza per svolgere il proprio lavoro: le app, i device, i dati e le interfacce a cui ha accesso. È spesso usato in contesti IT per indicare soluzioni come i virtual desktop, gli ambienti cloud unificati, le piattaforme di unified communication.
Non è un caso se Google ha chiamato il proprio “prodotto” per il lavoro digitale Google Workspace, definendolo “una soluzione di produttività pensata per aiutarti a comunicare, creare e collaborare in sicurezza con strumenti quali Gmail, Documenti, Meet e non solo”.
Un digital workplace progettato con cura è una leva concreta per migliorare il modo in cui le persone lavorano, collaborano e crescono all’interno di un’organizzazione. I benefici sono molteplici: la continuità e la resilienza aziendale, il vantaggio competitivo, l’adozione più rapida di nuove tecnologie e la qualità dell’esperienza delle persone.
Come ha dimostrato in modo inequivocabile la pandemia da Covid-19, un digital workplace strutturato è la condizione che permette alle organizzazioni di continuare a operare anche in scenari di crisi, dalle emergenze sanitarie alle recessioni economiche.
La capacità di adattare rapidamente la propria operatività, prendere decisioni veloci e comunicare in tempo reale è essenziale quando il contesto cambia bruscamente. Le organizzazioni che hanno investito in un digital workplace strutturato hanno dimostrato, in questi anni, una capacità di adattamento nettamente superiore di fronte a cambiamenti rapidi e imprevedibili.
L’adozione di un digital workplace può proiettare le aziende verso posizioni di leadership di mercato. Abbattendo le barriere geografiche e logistiche, favorisce una cultura in cui le idee circolano liberamente e la collaborazione si attiva in modo spontaneo, creando così le condizioni ideali per accelerare l’innovazione.
Ridimensionare gli spazi fisici, ottimizzare le risorse attraverso piattaforme cloud e SaaS e contenere i costi di onboarding concorrono inoltre a ridurre i costi per le imprese: sono vantaggi concreti e misurabili che migliorano la competitività, soprattutto per le PMI.
I digital workplace contemporanei non possono non integrare assistenti virtuali e strumenti di automazione (come Microsoft copilot, basato sull’AI) all’interno dei workflow quotidiani. Questa integrazione contribuisce ad accelerare l’adozione dell’intelligenza artificiale – un processo che però va ben oltre la tecnologia –, consentendo così alle aziende di avvicinarsi ai target fissati dal Decennio Digitale dell’UE.
Il digital workplace cambia il rapporto delle persone con il proprio lavoro. La flessibilità negli orari e nei luoghi risponde a una domanda crescente di autonomia e di equilibrio tra vita professionale e vita privata (worklife balance), un fattore di talent attraction e retention importante soprattutto per le nuove generazioni, come evidenzia ad esempio il report Randstad workmonitor 2026.
La collaborazione asincrona, in particolare, permette ai team di lavorare in modo efficace anche attraverso fusi orari diversi, favorendo una cultura del lavoro più inclusiva. Questo non significa abolire i confini tra lavoro e vita privata – la gestione attenta di questi confini è anzi una delle sfide culturali più delicate del digital workplace –, ma offrire alle persone gli strumenti per lavorare in modo più consapevole e sostenibile.
A questi tre assi se ne aggiunge uno che è insieme il più difficile da misurare e il più decisivo: l’engagement. Un digital workplace che mette le persone al centro rafforza il senso di appartenenza e la motivazione delle persone, migliora la comunicazione interna e riduce la dispersione tipica delle organizzazioni distribuite.
In un contesto in cui le trasformazioni sono sempre più rapide, anche il digital workplace evolve in fretta. Tra i tanti eventi utili per orientarsi ed esplorare le innovazioni che stanno trasformando la collaborazione, le intranet e l’employee experience uno dei principali è il Salon Digital workplace, fiera dedicata a Digital Workplace, Intranet, Collaboration, Internal Communication e Employee Experience.
L’Independent design company logotel ha partecipato all’edizione 2026 della fiera, tenutasi l’8 e il 9 aprile al Paris Expo Porte de Versailles, portando il proprio punto di vista distintivo: quello di una design company che da oltre 30 anni progetta ambienti e soluzioni digitali a supporto di progetti di trasformazione e innovazione mettendo le persone e le comunità al centro.
Nicolas Gougé, Partner e Managing Director di logotel France e Spain, ha condiviso questo approccio people & community driven intervenendo a una tavola rotonda intitolata “Employee Experience: progettare una piattaforma coinvolgente incentrata sulle esigenze dei dipendenti”. Il suo intervento ha sintetizzato con chiarezza cosa fa davvero vivere una piattaforma collaborativa e qual è la filosofia che guida il lavoro di logotel sul digital workplace:
“Un digital workplace non crea legami. Sono i legami a far vivere un digital workplace. Il takeaway è questo: progetta la tua piattaforma come un servizio, non come un prodotto. Un prodotto si implementa. Un servizio si adatta, ascolta, evolve con gli usi”.
Questo principio informa le diverse modalità con cui logotel accompagna aziende e organizzazioni nella loro trasformazione digitale.
Che si tratti di aiutarle a sfruttare al meglio gli strumenti che hanno già a disposizione – come l’ecosistema M365 che logotel conosce bene, in quanto Microsoft Solutions Partner specializzata in Adoption e Change Management –, di accelerare l’adozione dell’AI sfruttando ambienti e approcci community-driven (come il logotel Dojo) o programmi di adozione pratica come Propulsion AI, o ancora di offrire loro soluzioni customizzate e modulari (come la piattaforma JUMP, luogo unico dove reti e organizzazioni distribuite possono trovare servizi, governance e tecnologia), per logotel la risposta non passa solo dalla tecnologia.
Significa progettare un ecosistema capace di dare ritmo al servizio, all’ingaggio, alla collaborazione: un ambiente in cui le persone diventano protagoniste attive della performance, le reti si sentono vicine al brand, la formazione diventa più efficace e coinvolgente, la comunicazione più rapida e di qualità.
Un digital workplace efficace non si esaurisce nella scelta degli strumenti giusti. È il risultato di un processo di progettazione continua che richiede ascolto, adattamento e la capacità di rimettere le persone al centro ogni volta che la tecnologia rischia di prendere il sopravvento.
In un’Europa che corre verso gli obiettivi del Decennio Digitale, con Italia e Francia ancora distanti dai target fissati per il 2030, la domanda più urgente non è “quali strumenti adottare?” ma “come fare in modo che quegli strumenti vengano davvero usati, condivisi e vissuti dalle persone che ogni giorno abitano l’organizzazione?”
È una domanda di design, prima ancora che di tecnologia. E la risposta, come dimostra l’approccio di logotel con l’ecosistema M365, con Jump e con il lavoro quotidiano accanto a reti e organizzazioni distribuite, passa sempre dalle persone e dalle comunità che “abitano” un ambiente di lavoro digitale. Perché un digital workplace funziona davvero solo quando diventa, per chi lo abita, un luogo in cui i legami tra le persone possono rafforzarsi e le relazioni possono prosperare.
Cosa si intende per digital workplace?
Per digital workplace si intende un ecosistema integrato di tecnologie, processi, culture e pratiche che consente alle persone di lavorare in modo efficace, indipendentemente da dove si trovino. Non è un prodotto o una piattaforma specifica: è un ambiente di lavoro digitale che abbraccia strumenti di comunicazione, collaborazione, formazione e gestione dei processi, con l’obiettivo di abilitare le persone e migliorare la loro esperienza lavorativa.
Qual è la differenza tra digital workplace e digital workspace?
Il digital workplace è un concetto strategico e organizzativo: riguarda il modo in cui un’organizzazione intende abilitare le proprie persone attraverso il digitale. Il digital workspace è invece un concetto tecnico e operativo: si riferisce all’ambiente digitale personalizzato che ogni singolo lavoratore utilizza per svolgere il proprio lavoro – le app, i device, i dati e le interfacce a cui ha accesso. In sintesi: il digital workplace è la visione, il digital workspace è lo strumento con cui quella visione si concretizza per la singola persona.
Quali sono i principali vantaggi del digital workplace?
I vantaggi del digital workplace si sviluppano su più dimensioni: garantisce la continuità aziendale anche in scenari di crisi, favorisce l’innovazione abbattendo le barriere geografiche e logistiche, accelera l’adozione di tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale e migliora la qualità dell’esperienza delle persone in termini di flessibilità, autonomia ed equilibrio tra vita professionale e privata. Un digital workplace progettato con cura rafforza inoltre l’engagement e il senso di appartenenza delle persone all’organizzazione.
Il digital workplace è adatto anche alle PMI?
Sì. Uno dei vantaggi del digital workplace è proprio la sua scalabilità. Strumenti cloud e piattaforme SaaS permettono anche alle piccole e medie imprese di dotarsi di un ambiente di lavoro digitale efficace con investimenti contenuti, colmando il gap rispetto alle grandi organizzazioni. Nel contesto europeo, dove Italia e Francia risultano ancora distanti dagli obiettivi del Decennio Digitale 2030, il digital workplace rappresenta una delle leve principali per accelerare la trasformazione digitale delle PMI.
Qual è la differenza tra digital workplace e intranet?
L’intranet è uno degli strumenti che può far parte di un digital workplace, ma non ne esaurisce il perimetro. Un digital workplace comprende anche strumenti di collaboration, piattaforme di formazione, sistemi di gestione dei processi, ambienti di comunicazione asincrona e sincrona, e – sempre più spesso – funzionalità di intelligenza artificiale integrate nei flussi di lavoro quotidiani. L’intranet è, in questo senso, una componente del digital workplace: non il digital workplace stesso.
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