Come si mantiene vivo l’engagement nel tempo? Nella terza puntata di House of Engagement, Giampaolo Montemaggi di A2A racconta il programma di miglioramento continuo TOM: un movimento che ha coinvolto finora 5.000 persone e raccolto 1.500 idee, con un ritmo che non si è mai fermato.
In sintesi. Il ritmo non è una questione di comunicazioni da mandare o di attività da mettere in calendario: è la voglia di esserci, di tornare, di partecipare a qualcosa che diventa un appuntamento atteso. Lo dimostra TOM – Trova, Osa e Muovi –, il programma di miglioramento continuo lanciato dalla life company A2A insieme a logotel che in pochi mesi ha coinvolto attivamente 5.000 persone, raccolto 1.500 idee e generato 190.000 visualizzazioni. Grazie a una strategia multilayer e multisistemica, a rituali progettati by design e a un commitment forte del vertice aziendale, il movimento innescato da TOM non ha conosciuto un calo fisiologico di attenzione dopo la fase di lancio, ma ha visto una curva di partecipazione sempre più stabile, come un battito che non si ferma.
Senza il giusto ritmo, non c’è engagement. Ma come si fa a trovare il ritmo all’interno delle organizzazioni e come si fa ad alimentarlo, per far sì che qualcosa che parte bene non si spenga col passare del tempo?
Ne hanno discusso i protagonisti della terza puntata di House of Engagement, format di live talk su LinkedIn ideato e realizzato dall’Independent design company logotel.
Dopo aver esplorato nelle prime due puntate l’attivazione come scintilla iniziale del coinvolgimento e la fiducia come fondamenta su cui costruire l’ingaggio, il nuovo talk ha approfondito il tema dell’Engagement as Rhythm.
Ospite della puntata Giampaolo Montemaggi, Head of Change and Inclusion | People & Transformation A2A, che ha discusso di ritmo assieme a Tiziana Cardile, Senior Design Manager logotel e Federica Guazzoni, Strategic Marketing and Communication Expert logotel.
Il loro racconto ha preso forma attorno a TOM, acronimo di Trova, Osa e Muovi, il programma di miglioramento continuo lanciato dal Gruppo A2A – life company che si occupa di energia, acqua e ambiente – con il supporto di logotel. Un caso concreto, ricco di numeri e di pratiche, da cui chi lavora in programmi di engagement nelle organizzazioni può trarre ispirazione diretta.
Ripercorriamo in questo articolo i principali insight emersi dalla discussione.
TOM prende ispirazione dal personaggio letterario di Tom Sawyer. Non a caso, come ha sottolineato Montemaggi, il progetto si definisce apertamente una “avventura”, partita alla fine dello scorso anno col desiderio di creare un movimento positivo rispetto al coinvolgimento delle persone.
Il nome è anche un acronimo: Trova, Osa e Muovi. Tre verbi d’azione scelti con cura per comunicare l’ambizioso obiettivo: coinvolgere e ingaggiare l’intera popolazione di A2A – circa 15.000 persone – in un percorso di miglioramento continuo che va dall’emersione di opportunità (trova), al loro sviluppo (osa) e alla messa a terra di queste opportunità, che richiede un effettivo movimento.
Un’ambizione che per funzionare richiedeva innanzitutto un cambiamento di prospettiva. Nelle organizzazioni, il miglioramento continuo è spesso percepito come un investimento di tempo da ritagliare rispetto al business as usual, un’attività che si somma a quelle già in essere piuttosto che integrarsi con esse.
Il reframe che TOM voleva compiere era esattamente l’opposto: trasformare il miglioramento continuo da onere in opportunità, da richiesta top-down in movimento positivo, capace di liberare energia, propositività e collaborazione.
Un cambio di prospettiva particolarmente innovativo: non un programma di efficienza calato dall’alto, ma un invito aperto a tutti, con al centro la voglia di far sprigionare le idee migliori, la partecipazione e l’ingaggio delle persone.
Dal punto di vista progettuale, disegnare un movimento che coinvolge 15.000 persone significa pensare a fasi diverse. La prima, come ha spiegato Tiziana Cardile, è stata creare interesse e rilevanza in una popolazione aziendale estremamente variegata: c’è chi lavora ogni giorno in giro per le strade, chi presidia le centrali, chi opera negli uffici.
Mestieri diversi, contesti diversi, livelli di digitalizzazione diversi. Raggiungerli tutti con un unico messaggio e un unico canale era impensabile. La strategia costruita da logotel con A2A è stata quindi intenzionalmente multilayer e multisistemica, come l’ha definita Cardile: “L’obiettivo era essere dove sono le persone, avvicinarci a loro in maniera tale che ognuno potesse dare un proprio contributo in maniera semplice, senza uno sforzo di tempo eccessivo”.
In concreto, questo ha significato presidiare contemporaneamente più livelli: WhatsApp per raggiungere chi era meno avvezzo agli strumenti digitali, spazi fisici con elementi di comunicazione materiale, ambienti digitali per le popolazioni più connesse. Una multichannel communication strategy, costruita su misura per ogni segmento.
Se la strategia multicanale con attività di teasing ha preparato il terreno, è stato il lancio ufficiale a sbloccare davvero l’energia. Un webinar con collegamenti da diverse sedi del gruppo in tutta Italia, con testimonianze da figure professionali diverse: un momento che ha portato subito migliaia di persone a partecipare in diretta.
A fare la differenza e fare accelerare ulteriormente il ritmo, come ha raccontato Montemaggi, è stato inoltre il commitment forte del vertice aziendale. L’amministratore delegato di A2A si è speso personalmente per trasmettere l’entusiasmo e il senso dell’iniziativa, arrivando in un’occasione persino al tavolo di lavoro del team.
Il risultato del lancio è stato superiore alle aspettative. Questi alcuni dei numeri più significativi:
Anche subito dopo la fase di lancio, il ritmo del “movimento” TOM non ha subito un calo in termini di attenzione, ma piuttosto si è stabilizzato nel tempo. Come ha spiegato Montemaggi, infatti, il ritmo va programmato by design nel momento in cui si crea un progetto, tenendo conto del fatto che dopo l’entusiasmo iniziale della fase di attivazione serve necessariamente regolarizzarlo e stabilizzarlo.
Sia perché un’organizzazione – che è come se fosse un organismo vivente –, non può fisiologicamente sostenere sempre il battito sincopato delle fasi iniziali. E sia perché l’obiettivo non è correre una gara sui 100 metri, ma piuttosto una maratona.
“Il nostro obiettivo è quello di avviare un movimento – ha detto Montemaggi – e questo significa avere qualcosa che nel tempo rimane costante, solido, ogni tanto va alimentato, ma che deve essere una costante, una sorta di bioritmo dell’azienda”.
I numeri di partecipazione condivisi sono significativi, ma per Tiziana Cardile non sono l’indicatore più importante. “L’indicatore vero non è solo la parte di ingaggio, ma anche l’impatto reale. Perché TOM deve essere un movimento, non un’iniziativa spot. Verremo misurati e vedremo i risultati quando ci saranno dei fatti reali”.
Raccogliere 1.500 idee è una cosa. Farne qualcosa è un’altra, più complessa e più impegnativa dal punto di vista organizzativo. A2A ha costruito attorno alle idee raccolte un sistema di governance strutturato: team interni che le leggono, le valutano, le pesano e le indirizzano verso roadmap di implementazione concrete.
Ma la scelta che Cardile ha sottolineato con maggiore soddisfazione è un’altra: ogni persona che ha partecipato al programma sta ricevendo un feedback personale sulla propria idea. Chi è uscito un po’ fuori tema riceve comunque un ringraziamento. Chi ha proposto qualcosa entrato in fase di valutazione viene informato e può seguire il percorso della propria proposta.
Restituire un feedback a ciascun partecipante non è scontato, ed è necessario per instaurare un elemento di fiducia, con implicazioni dirette sul ritmo: le persone restano ingaggiate non solo perché arrivano nuovi contenuti, ma perché sentono che la loro partecipazione è stata riconosciuta. Celebrare, dare visibilità, continuare a raccontare cosa ne viene fuori: questa è la materia di cui è fatto il ritmo nelle organizzazioni.
Per mantenere il battito costante nel tempo, il team ha lavorato su più livelli in parallelo, costruendo e alimentando rituali capaci di inserirsi nel flusso quotidiano dell’organizzazione.
Il primo è il Tom Weekly: un magazine settimanale che accompagna il progetto raccontando l’evoluzione progressiva del movimento. Nella fase iniziale aveva soprattutto la funzione di documentare contributi e partecipazione. Strada facendo, ha cominciato a dare evidenza dei risultati concreti: cosa è successo alle idee, quali sono state prese in carico, dove sono arrivate.
Subito dopo il webinar di lancio, il team si è poi mosso fisicamente nelle sedi: 26 location in tutta Italia visitate nel corso dei mesi successivi. In ognuna è stato portato un format composito: un TG Tom – un notiziario interno con le storie delle persone e delle idee emerse nel programma – combinato con momenti di attivazione fisica sul territorio.
“Si vede come queste iniziative abbiano consentito di mantenere un ritmo estremamente regolare”, ha spiegato Montemaggi. “Come un elettrocardiogramma: una curva sempre più stabilizzata, senza mai qualcosa che frenasse o rallentasse.”
Un segnale di questa stabilità è arrivato anche dall’interno, in modo spontaneo: un collega di un’altra direzione ha creato autonomamente una dashboard per misurare il ritmo del programma. Un “Tom nel Tom”, come l’ha definito Montemaggi: la dimostrazione che il movimento aveva messo radici anche oltre i confini del team che lo aveva progettato.
Poi c’è stato l’hakatom, l’hackathon di TOM. Un momento di celebrazione e accelerazione rivolto alle cinquanta persone che si erano distinte maggiormente per contributo: un’intera giornata in cui, partendo dalle idee più rilevanti emerse nei mesi precedenti, sono stati sviluppati quattro o cinque prototipi concreti di soluzioni a problemi reali. “L’hakatom non è una fine – ha sottolineato Montemaggi –, ma il nuovo inizio che sta prendendo il percorso: un’accelerazione verso le azioni concrete.”
Accanto a questi appuntamenti strutturati, esistono però anche elementi simbolici che richiamano il movimento senza bisogno di ricordarlo esplicitamente. Ad esempio, chi entra nelle sedi di A2A di Porta Vittoria a Milano vede subito il Diario di Tom, locandine, QR code, una ruota degli sprechi o una cassetta delle idee fisica: artefatti visivi che riconducono immediatamente a TOM. E nei meeting aziendali è entrato stabilmente “il momento Tom”: quel piccolo innesto nel flusso già consolidato che fa sì che il programma non sia qualcosa di separato dalla vita lavorativa quotidiana, ma parte integrante di essa.
Nel racconto di TOM fatto agli spettatori di House of Engagement, Montemaggi ha poi sottolineato come una redazione centrale di tre o quattro persone non possa sostenere da sola il ritmo di un movimento da 15.000 persone. Per questo A2A ha investito nella costruzione di una rete di process owner: figure interne che ricevono le idee emerse nel loro ambito, le valutano in base a bontà, fattibilità e convenienza, e si occupano di accompagnarle nella messa a terra o di inserirle in una roadmap futura.
Formare e ingaggiare questi professionisti, figure con ruoli di responsabilità all’interno del gruppo, era una delle sfide più delicate del programma. La risposta è stata, anche in questo caso, inattesa. “La cosa che mi ha colpito è la risposta positiva – ha detto Montemaggi –. Hanno accettato la sfida con entusiasmo, e alcuni hanno ammesso di aver trovato ispirazioni che altrimenti non avrebbero avuto”.
È un risultato che va oltre i numeri. Perché la reazione più comune, quando a un responsabile si presenta un elenco di migliaia di opportunità di miglioramento nella propria area, è la resistenza. Saper accogliere il cambiamento invece di irrigidirsi di fronte ad esso è, per Montemaggi, “uno di quei reframe culturali che volevamo”.
Come ha osservato Federica Guazzoni, c’è anche una dimensione progettuale in questo passaggio: chi ha disegnato il movimento non può seguirlo per sempre. Anticipare come cambiano i ruoli nel tempo e progettare questa transizione in anticipo è ciò che permette al movimento di camminare sulle proprie gambe, nella direzione giusta.
Con una massa critica consolidata e un sistema di governance delle idee avviato, lo sguardo si sposta su ciò che viene dopo. Tiziana Cardile individua due direzioni prioritarie.
La prima riguarda chi è già dentro: mantenere la retention dei top contributor – ci sono persone che hanno proposto più di 70 idee –, trasformandoli in sponsor e ambassador per le iniziative future. E continuare a dare evidenza dell’impatto reale, con una roadmap che definisca quanti progetti verranno accompagnati alla realizzazione entro una determinata scadenza.
La seconda direzione guarda invece a chi non è ancora entrato nel movimento: le nicchie che finora non sono state raggiunte, e verso cui ha senso costruire nuove modalità di interesse e coinvolgimento. I temi proposti nella prima fase di TOM erano volutamente ampi, per abbassare la soglia di accesso. Con il maturare del programma, sono stati progressivamente indirizzati su priorità aziendali più specifiche, per aiutare le persone a focalizzarsi meglio.
Ma c’è anche un orizzonte più ampio. Un movimento come TOM, se ben incastonato nelle dinamiche dell’organizzazione, può diventare qualcosa di più di un programma di miglioramento continuo: una community capace di aprirsi ad altri temi e interessi, di ingaggiare le persone su perimetri diversi, di restare viva nel tempo proprio perché non è mono-tematica.
La parte finale del talk è stata dedicata, come nelle puntate precedenti, alle lezioni apprese, ai suggerimenti da replicare e anche agli errori da evitare.
Giampaolo Montemaggi ha riassunto i suoi take-away in una frase che vale come manifesto: “Non abbiate paura di lasciarvi stupire da colleghe e colleghi. Quando li coinvolgi hanno veramente delle energie, della propositività inaspettate. Bisogna crederci fin dall’inizio, tanto. Perché quando un movimento viene progettato seriamente coinvolgendo le persone, la risposta può sorprendere.”
Tiziana Cardile si è invece concentrata su una lezione appresa sul campo: in un progetto pensato per 15.000 persone con mestieri e contesti così diversi, dedicare più tempo iniziale alla comprensione profonda di questi contesti aiuta poi ad andare più veloci. “Ci siamo dati una sfida con tempi molto veloci, l’abbiamo appreso un po’ strada facendo. Un po’ di spazio in più per definire i perimetri chiari del sistema, in un progetto del genere, aiuta poi dopo ad andare più veloci”.
Federica Guazzoni ha raccolto i fili della conversazione in tre take-away:
Nella quarta puntata di House of Engagement il tema sarà la conoscenza: Engagement as Knowledge. Perché quando la conoscenza resta chiusa nei silos e non viene condivisa, si perde la ricchezza che permette alle persone di collaborare davvero e di convivere con efficacia negli ambienti fisici e digitali in cui lavorano ogni giorno.
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Cos’è l’Engagement as Rhythm nel contesto delle organizzazioni?
L’engagement as rhythm è l’approccio che considera il ritmo, inteso come la qualità che rende un’iniziativa un appuntamento atteso, come l’elemento che tiene vivi nel tempo l’attivazione, la fiducia e l’ingaggio. Senza ritmo, anche i progetti di engagement più forti tendono a esaurirsi dopo il picco iniziale.
Cos’è il progetto TOM di A2A?
TOM – acronimo di Trova, Osa e Muovi – è il programma di miglioramento continuo lanciato da A2A con logotel. Ha coinvolto finora attivamente 5.000 persone su una popolazione di 15.000, raccolto 1.500 idee e generato 190.000 visualizzazioni nello spazio virtuale dedicato alla collaborazione. Il progetto nasce con l’obiettivo di creare un movimento positivo attorno al miglioramento continuo, trasformandolo da attività percepita come onerosa a opportunità condivisa.
Come si mantiene il ritmo in un programma di engagement di lungo periodo?
Attraverso una combinazione di elementi: rituali progettati by design (come aggiornamenti periodici, momenti fisici nelle sedi, momenti di celebrazione come hackathon), commitment visibile del vertice aziendale, feedback personale a chi ha contribuito e restituzione progressiva dei risultati concreti. Il ritmo non si improvvisa: va costruito per fasi e poi lasciato correggere nel tempo, in base ai segnali che arrivano dal campo.
Qual è il ruolo dei rituali in un movimento organizzativo?
I rituali sono gli elementi che trasformano un programma da iniziativa isolata a parte integrante del day by day dell’organizzazione. Quando un appuntamento diventa atteso – che si tratti di un magazine settimanale, di un momento in un meeting aziendale, di un artefatto fisico in una sede – significa che il ritmo si è stabilizzato e che le persone lo hanno fatto proprio.
Come si gestisce l’engagement in una popolazione aziendale molto variegata?
Con una strategia multilayer e multisistemica, che prevede la presenza sui canali e negli spazi in cui già vivono le persone. Nel caso di TOM, questo ha significato usare WhatsApp per chi è meno digitalizzato, spazi fisici con elementi materiali nelle sedi, ambienti digitali per le popolazioni più connesse, sempre con l’obiettivo di rendere la partecipazione semplice, leggera, accessibile a tutti.
Cos’è House of Engagement di logotel?
House of Engagement è un format di live talk su LinkedIn ideato da logotel, Independent design company milanese. Si articola in sei puntate, ciascuna dedicata a una dimensione diversa dell’engagement nelle organizzazioni. La terza puntata, Engagement as Rhythm, ha approfondito il tema del ritmo con Giampaolo Montemaggi di A2A e Tiziana Cardile di logotel, con la moderazione di Federica Guazzoni. La quarta puntata sarà dedicata al tema della conoscenza.
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